Art. 16 — Sistema di gestione dei casi

Il punto di contatto unico nazionale sviluppa e gestisce un sistema elettronico unico di trattamento dei casi che funge da archivio e consente di svolgere i compiti individuati ai sensi del presente decreto. Il sistema di gestione dei casi presenta almeno tutte le funzioni e capacita' seguenti:

• a)registrazione delle richieste di informazioni ricevute e inviate di cui agli articoli 5 e 8 e di altre comunicazioni relative a tali richieste con i punti di contatto unici e, se del caso, con le autorita' di contrasto competenti di altri Stati membri relativa a tali richieste, comprese le informazioni riguardanti il rigetto delle richieste di informazioni, nonche' le richieste e i chiarimenti o precisazioni di cui rispettivamente all'articolo 6, commi 2 e 3;
• b)registrazione delle comunicazioni tra il punto di contatto unico e le autorita' di contrasto competenti ai sensi dell'articolo 15, comma 2, lettera b);
• c)registrazione delle comunicazioni di informazioni al punto di contatto unico e, se del caso, alle autorita' di contrasto competenti di altri Stati membri in conformita' degli articoli 5, 7 e 8;
• d)controllo incrociato delle richieste di informazioni ricevute di cui agli articoli 5 e 8 con le informazioni di cui dispone il punto di contatto unico, comprese le informazioni comunicate a norma degli articoli 5, comma 3, secondo periodo, e 7, comma 2, e altre informazioni pertinenti registrate nel sistema di gestione dei casi;
• e)garanzia di un seguito adeguato e rapido alle richieste di informazioni ricevute di cui all'articolo 4, in particolare al fine di rispettare i termini per la comunicazione delle informazioni richieste di cui all'articolo 5;
• f)interoperabilita' con SIENA, assicurando in particolare che le comunicazioni ricevute tramite SIENA possano essere registrate direttamente nel sistema di gestione dei casi e che le comunicazioni inviate tramite tale applicazione possano essere inviate direttamente dallo stesso sistema;
• g)generazione di statistiche sugli scambi di informazioni ai sensi del presente decreto ai fini di valutazione e monitoraggio, in particolare ai fini dell'articolo 17;
• h)registrazione degli accessi e di altre operazioni di trattamento in relazione alle informazioni contenute nel sistema di gestione dei casi a fini di rendicontabilita' e di cybersicurezza, in conformita' dell'articolo 25 della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016. Il punto di contatto unico garantisce che tutti i rischi connessi alla cybersicurezza relativi al sistema di gestione dei casi, in particolare per quanto riguarda l'architettura, la governance e il controllo, siano gestiti e affrontati in modo prudente ed efficace e che siano previste salvaguardie adeguate contro gli accessi non autorizzati e gli abusi. Il punto di contatto unico provvede affinche' il sistema di gestione dei casi contenga dati personali solo per il tempo necessario e proporzionato per permettere allo stesso di svolgere i compiti assegnatigli a norma della presente direttiva e che i dati personali ivi contenuti siano successivamente cancellati irrevocabilmente. Il punto di contatto unico verifica, per la prima volta entro sei mesi dalla conclusione di uno scambio di informazioni e successivamente periodicamente, la conformita' al comma 3.